Annoncer le décès d’un collaborateur : entre protocole stricte et intelligence émotionnelle

L’annonce du décès d’un collaborateur est sans doute l’une des épreuves les plus redoutées par les managers et les responsables des ressources humaines. C’est un moment de bascule où l’entreprise, souvent perçue comme un lieu de performance rationnelle, est percutée de plein fouet par l’intime et l’émotionnel.

 

Le dilemme : check-list vs spontanéité

Dans le cadre de la gestion du deuil en entreprise, les études (notamment celles citées par Jean-Étienne Fabre et Jérôme Bensussan) distinguent deux dimensions souvent concomitantes mais qu’il faut savoir articuler :

1. L’annonce imposée (la check-list) qui suit un protocole standardisé. C’est le faire-part interne, l’information factuelle qui doit circuler pour éviter les rumeurs. Elle répond à une logique de directive.
2. L’annonce adaptée (la spontanéité) qui est la recherche du bon moment et du bon ton. Elle relève de l’intelligence situationnelle du manager qui connaît ses équipes.

L’erreur classique est de se contenter de la check-list (par exemple un email froid à 17 h) ou, à l’inverse, laisser la spontanéité totale régner sans cadre (annonces de couloir désordonnées). Le protocole idéal fusionne ces deux approches.

 

Étape 1 : la check-list  pour sécuriser l’information

Avant toute communication, le volet « protocolaire » est indispensable pour créer un cadre sécurisant. Vous devez déjà vérifier l’information et en avoir confirmation (cela évite les annonces précipitées et erronées de décès). Avant de divulguer la cause du décès ou même la nouvelle, il est impératif et dans la mesure du possible, de contacter la famille et d’en discuter avec elle. Vous saurez ainsi ce que la famille souhaite partager.

Vous pouvez aussi identifier les cercles d’impact du décès :

• • Cercle 1 : les proches collègues (l’équipe directe). Ils ne doivent pas l’apprendre par email mais en direct.
  • Cercle 2 : le département/service. Il est possible d’organiser une réunion afin d’informer les personnels concernés et de leur donner la même communication.
  • Cercle 3 : l’entreprise entière (si la taille le permet) ou les partenaires externes. Là, selon différents paramètres (nombre de salariés, lieu de travail…), les informations peuvent être transmises par email ou tout support de communication interne (intranet par exemple).

 

• Pour éviter qu’un mail automatique ne soit envoyé depuis la boîte du défunt après l’annonce, ce qui pourrait choquer, il est conseillé de bloquer sa boite email immédiatement. Attention à la réglementation et au suivi des messages vers un tiers qui n’est pas possible. Privilégiez plutôt la création d’un message d’absence avec le contact de la personne en charge de la reprise des dossiers.

 

Étape 2 : la spontanéité pour incarner l’annonce

Une fois le cadre posé, la « spontanéité » ne signifie pas « improvisation », mais authenticité et adaptation. C’est ici que le rôle du manager ou du référent deuil est clé.

Pour le cercle proche, l’oralité est importante

Ne déléguez pas cette annonce à un email. Choisissez un moment où l’équipe est réunie, idéalement en début ou fin de matinée (évitez le vendredi soir où les collaborateurs rentrent chez eux sans accompagnement). L’information doit être données dans un espace fermé, calme, où les émotions peuvent s’exprimer à l’abri des regards. Soyez direct mais empathique.

Si vous êtes ému, ne le cachez pas. L’exemplarité managériale dans le deuil, c’est d’autoriser l’émotion. Comme le souligne l’étude CRÉDOC/Empreintes, le respect du rythme de chacun est vital.

Faites-vous accompagner s’il le faut et proposez aux collaborateurs un moment d’échanges. Acceptez que certains, dans les jours qui suivent, soient plus fragiles.

 

Pour l’entreprise, l’écrit doit être maîtrisé

Une communication écrite (intranet ou email) peut suivre, mais elle doit adopter un ton sobre et digne. Elle permet d’uniformiser l’information pour éviter les bruits de couloir destructeurs (« maladie longue », « accident »…) et vous devez respecter le souhaite de la famille.

 

Étape 3 : gérer l’après-coup

L’annonce provoque un état de sidération. Le protocole ne s’arrête pas à la délivrance du message. Pour ne pas déstabiliser les équipes durablement, vous pouvez ouvrir un espace de parole (et accepter la fragilité de certains dans les jours suivants), désigner un interlocuteurs qui fera le lien entre les collègues, l’entreprise et la famille (gestion des condoléances, informations sur les obsèques, collecte pour les fleurs…), proposer des ressources externes (accompagnement de Soutien Deuil ou d’un psychologue, organiser un groupe de parole…).

Annoncer un décès au travail demande de naviguer entre la froideur nécessaire des processus administratifs et la chaleur indispensable des relations humaines.

La check-list protège l’entreprise et la famille du défunt (juridique, logistique). La spontanéité protège les vivants (écoute, empathie, lien social). Réussir cette annonce, c’est poser la première pierre de la reconstruction de l’équipe.

Quelques questions autour du deuil en entreprise

Quand faut-il annoncer le décès d’un collègue ?

On informe sur le décès d’un collaborateur dès que l’information est confirmée et que la famille a été consultée, rapidement pour éviter les rumeurs, mais jamais dans la précipitation.

Qui doit annoncer le décès ?

Le décès peut être annoncé par manager direct (ou N+1) pour l’équipe proche, soutenu par les RH. Pour l’ensemble de l’entreprise, la Direction Générale ou la DRH.

Peut-on dire de quoi est mort un collègue ?

Uniquement avec l’accord explicite de la famille. À défaut, on annonce le « décès soudain » ou « des suites d’une maladie », sans précision médicale.

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